Executive Assistant des Präsidenten und des Generalsekretärs


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1 Dec, 2022

Europa liegt Ihnen am Herzen? Uns auch! Unterstützen Sie unser Organisationsteam in Wien mit Ihrer persönlichen Expertise. Ab sofort suchen wir eine:n engagierte:n Executive Assistant des Präsidenten und des Generalsekretärs (30-38,5 Stunden/Woche, unbefristet).

Das European Forum Alpbach (EFA) bringt die innovativsten Köpfe aus Wissenschaft, Zivilgesellschaft, Politik, Wirtschaft, und Kultur zusammen, um Ideen für ein starkes und demokratisches Europa zu entwickeln. Der Dialog zwischen den Generationen und Disziplinen schafft Raum zum Nachdenken und Handeln. Damit unterstützen wir gemeinsam die relevanten Stakeholder in ganz Europa, mehr zu erfahren und gute Entscheidungen zu treffen.

Als Executive Assistant sind Sie direkt dem Präsidenten und dem Generalsekretär unterstellt und unterstützen diese umfassend in ihrer Arbeit. Sie bekommen damit direkten Einblick in die Gesamtführung des European Forum Alpbach.

Was Sie bewirken:

  • Effiziente Planung, inhaltliche strategische Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen für den Generalsekretär.
  • Verantwortung für die inhaltliche und organisatorische Vorbereitung, Begleitung, Nachbereitung und Bewertung von Meetings und Sitzungen, inklusive Briefing, Präsentationsaufbereitung und Memo-Verfassung.
  • Eigenständige Recherche zu EFA-relevanten Themen, Personen und Projekten, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Reports und Auswertungen.
  • Konzeption und Management der Stakeholder-Beziehungen des Generalsekretärs, einschließlich Betreuung der Targetmärkte, Lead-Identifikation, Kontaktaufbau und Veranstaltungsorganisation.
  • Betreuung der Vorstandsmitglieder und Vorsitzenden des Rats.
  • Inhaltliche Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Board-Meetings und Generalversammlungen.
  • Verantwortung für Vereins- und Stiftungsangelegenheiten, Überwachung der Einhaltung von Vereinsstatuten und Stiftungsurkunde.
  • Konzeption und Leitung von Sonderprojekten.

Was Sie mitbringen:

  • Idealerweise abgeschlossene universitäre Ausbildung (vorzugsweise Betriebswirtschaft, Politikwissenschaft, Publizistik, Jus)
  • Fünf Jahre relevante Berufserfahrung
  • Hohe Organisations- und Kommunikationskompetenz mit sehr guten MS Office Kenntnissen.
  • Große Leidenschaft für politische Prozesse und Europa 
  • Organisationsstark und selbstständig, auch in stressigen Phasen.
  • Effektive:r Projektmanager:in mit serviceorientierter "hands-on"-Mentalität.
  • Verständnis für und Erfahrung aus politischen und Non-Profit-Organisationen.
  • Freude am Relationship Management.
  • Eigenständiges Arbeiten, Stressresistenz, Lösungsorientierung sowie ein professionelles und freundliches Auftreten.
  • Deutsch- und Englischkenntnisse auf professionellem Niveau in Wort und Schrift.

Was wir Ihnen bieten:

  • Eine herausfordernde, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem ausgezeichneten Betriebsklima.
  • Flache Hierarchiestrukturen und ein engagiertes Team.
  • Eigenverantwortliches, selbstständiges Arbeiten im internationalen, hochkarätigen Umfeld.
  • Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz in zentraler Lage in Wien.
  • Gute Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
  • Obst und gesunde Snacks
  • Regelmäßige Team-Veranstaltungen (Klausuren, Workshops, Abendessen)
  • Moderne IT- und Meeting Ausstattung (Mac oder PC – je nach eigener Präferenz)
  • Flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeiten für Home-Office
  • Bruttojahresentgelt EUR 45.000 bei 38,5 Std./Woche mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation
  • Im August ist der Arbeitsort für ca. 2-3 Wochen Alpbach, Tirol.

Bewerben Sie Sich jetzt!

Bitte senden Sie ein Motivationsschreiben (max. 1 Seite), sowie Ihren Lebenslauf (jeweils als pdf) ausschließlich per E-Mail an Jasmina Retschitzegger (jobs@alpbach.org) mit dem Betreff „Executive Assistant“.

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