OFFICE MANAGER:IN (m/w/d)

Für das Büro von Geschäftsführung und Stiftungsvorstand, 38,5 Stunden/Woche

Seit über 80 Jahren bringt das European Forum Alpbach (EFA) in Österreich internationale Führungskräfte und Vordenker:innen aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, Kultur und Zivilgesellschaft zusammen. Über Fachrichtungen, Generationen und Nationalitäten hinweg tauschen sie im einzigartigen Umfeld der Tiroler-Alpen Ideen aus und erarbeiten Lösungen für die Zukunft Europas. 2025 kamen 4.700 Teilnehmer:innen aus über 100 Nationen – darunter 500 junge Stipendiat:innen unter 30 Jahren – zum EFA. Als Team unterstützen wir gemeinsam die relevanten Stakeholder mehr zu erfahren und bessere Entscheidungen zu treffen.  

Was Sie verantworten:  

• Administration für Geschäftsführung und Stiftungsvorstand: Korrespondenzen, Kontakt-, Termin- und Reisemanagement, Ablagen und Abrechnungen  
• Administrative Schnittstelle zum Präsidenten und Vereinsvorstand des EFA
• Einladungsmanagement sowie Protokollführung bei internen Sitzungen (Board Meetings, Management-Team Meetings…)  
• Koordination von Briefings sowie Zusammenstellung von Präsentationen und Berichten für den Stiftungsvorstand  
• Planung und Umsetzung von internen Veranstaltungen  
• Unterstützung bei der internen Kommunikation  
• Zuständigkeit für Gestaltung der Büro-Räumlichkeiten  
• Internes Bestellwesen (Büromaterialien…)  
• Schnittstelle zu Dienstleistern und Behörden (Hausverwaltung, Arbeitsinspektion, Firmenbuch…)  
• VIP-Betreuung beim EFA in Alpbach  

Was Sie mitbringen:

• Mehrjährige, relevante Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle
• Deutsch- und Englischkenntnisse auf professionellem Niveau in Wort und Schrift
• Hohe Organisations- und Kommunikationskompetenz mit sehr guten MS Office Kenntnissen
• Große Leidenschaft für politische Prozesse und Europa  
• Organisationsstärke und Selbständigkeit, auch unter Zeitdruck  
• Effektive:r Projektmanagementmit serviceorientierter "hands-on"-Mentalität
• Verständnis für und Erfahrung aus politischen und Non-Profit-Organisationen
• Freude am Relationship Management
• Eigenständiges Arbeiten, Stressresistenz, Lösungsorientierung sowie ein professionelles und freundliches Auftreten

Was wir Ihnen bieten:

• Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team
• Eigenverantwortliches, selbstständiges Arbeiten in einem internationalen, hochkarätigen Umfeld
• Einen sinnerfüllten Arbeitsplatz in zentraler Lage in Wien
• Strukturierte Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Moderne IT- und Meeting Ausstattung
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeiten für Home-Office
• Bruttojahresentgelt EUR 49.000 bei 38,5 Std./Woche mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation
• Im August 2-3 Wochen Arbeit direkt beim EFA in Alpbach, Tirol

Bewerben Sie sich jetzt! 

Bitte senden Sie ein Motivationsschreiben (max. 1 Seite), sowie Ihren Lebenslauf (jeweils als pdf) ausschließlich per E-Mail an Jimena Quintana Suárez (jobs@alpbach.org) mit dem Betreff “Office Manager:in“.