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Datenschutzerklärung Verein

Diese Website wird gemeinsam von Europäisches Forum Alpbach gemeinnütziger Verein und von Europäisches Forum Alpbach gemeinnützige Privatstiftung betrieben. Die Datenschutzerklärung der Privatstiftung finden Sie hier.

Cookie-Einstellungen

DATENSCHUTZERKLÄRUNG – EUROPÄISCHES FORUM ALPBACH GEMEINNÜTZIGER VEREIN

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO und DSG).

Betroffene und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Als reguläreR BesucherIn unserer Website werden keine personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet. Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Betroffenen wie TeilnehmerInnen, Mitwirkenden bzw. AkteurInnen, Interessenten der  Veranstaltungen und Aktivitäten des Vereins, Interessenten und Mitwirkende der Europäisches Forum Alpbach gemeinnützigen Privatstiftung, sofern eine Einwilligung gegeben ist, bzw. die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen erforderlich ist (Rechtsgrundlagen Art 6 Para 1 lit a DSGVO, sowie Art 6 Para 1 lit f DSGVO). In seltenen Fällen unterliegen wir rechtlichen Verpflichtungen, durch die eine Verarbeitung erforderlich wird, beispielsweise um lebenswichtige Interessen zu schützen (Art 6 Para 1 lit d DSGVO), um einen Vertrag zu erfüllen (Art 6 Para 1 lit b DSGVO), oder zur Erfüllung steuerlicher Pflichten (Art 6 Para 1 lit c DSGVO).

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der Verantwortliche Europäisches Forum Alpbach gemeinnütziger Verein:

Europäisches Forum Alpbach gemeinnütziger Verein
Franz-Josefs-Kai 13/10
1010 Wien, Österreich
T: +43 (1) 718 17 11
F: +43 (1) 718 17 01
E: forum@alpbach.org bzw. datenschutz@alpbach.org
W: www.alpbach.org

Unter den vorgenannten Kontaktdaten können Sie uns erreichen – wir beantworten gerne Ihre Fragen zum Thema Datenschutz.

Einwilligung

Eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt im Zuge der Anmeldung zum Event Europäisches Forum Alpbach über ein Online Ticketing System. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Ein Widerruf hat zur Folge, dass wir Ihre Daten ab diesem Zeitpunkt zu unten genannten Zwecken nicht mehr verarbeiten. Für einen Widerruf wenden Sie sich bitte an datenschutz@alpbach.org.

Datenkategorien und Zwecke der Verarbeitung

Unter mögliche Datenkategorien der Betroffenen, die vom Verantwortlichen verarbeitet werden, fallen: aktive Funktionen/Aktivitäten als FunktionärIn des Vereins; Alter (indirekt); Begleitpersonen; Daten zum Zahlungsverhalten; Firmenzugehörigkeit; Geburtsdatum; Geschlecht; gesetzliche VertreterInnen (Kinder als Begleitpersonen); Kommunikationsdaten; Korrespondenzsprachen; Lebensläufe; Nationalität; Name und Namensbestandteile; Notfallkontakt; organisatorische Zugehörigkeit (Position); Reisedaten; Teilnahme an vergangenen Veranstaltungen; Unterkunfts- und Ernährungspräferenzen; Wohnsitz.

Wir verarbeiten Daten (auf Grundlage Art 6 Para 1 lit a DSGVO zur Veranstaltungs-Vertragserfüllung, bzw. Art 6 Para 1 lit b DSGVO bei Einwilligung) zu folgenden Zwecken: Betreuung von TeilnehmerInnen und Mitwirkenden bzw. AkteurInnen; Reise- und Zimmerorganisation; Aufrechterhaltung von Geschäftsbeziehungen; Rechnungslegung; Einlasskontrolle; Zusendungen, um über künftige Veranstaltungen und Aktivitäten zu informieren; historisches Interesse.

Video- und Tonaufnahmen bei Veranstaltungen

Der Verantwortliche kann im Rahmen von Veranstaltungen des Verantwortlichen Fotos und Videos aufnehmen, auf denen Personen abgebildet sind und diese Fotos und Videos aufgrund berechtigter Interessen zur Information über die Veranstaltung verwenden und in sozialen Medien sowie auf Websites und in Aussendungen (international abrufbar) sowie in Printmedien veröffentlichen. Die berechtigten Interessen des Verantwortlichen  bestehen in der Information eines breiten Publikums über die stattgefundene Veranstaltung.

Aussendungen

Um über künftige Veranstaltungen des Vereins sowie der Europäisches Forum Alpbach gemeinnützigen Privatstiftung zu informieren erhalten Betroffene Aussendungen (E-Mail, postalisch). Die Rechtsgrundlage beruht auf Art 6 Para 1 lit a DSGVO. Betroffene können jederzeit die Einwilligung zu Zusendungen (per Post oder per E-Mail an datenschutz@alpbach.org) widerrufen.

Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sofern diese nicht länger begründet für die zulässigen Zwecke benötigt werden oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen und wir nicht gesetzlich verpflichtet oder anderweitig berechtigt sind, solche Daten weiterhin zu speichern. Ihre Daten werden insbesondere im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten solange gespeichert, als diese zur Geltendmachung, Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen oder zur Geltendmachung und Durchsetzung von Ansprüchen, der Vertretung von Interessen und der Abwehr von Vorwürfen in behördlichen oder gerichtlichen oder sonstigen hierfür vorgesehenen institutionellen Verfahren notwendig sein können.

Empfänger und Empfängerkategorien

Ausgewählte Kategorien personenbezogener Daten Betroffener, können an folgende Empfänger bzw. Empfängerkategorien offengelegt werden: Auftragsverarbeiter; Europäisches Forum Alpbach gemeinnützige Privatstiftung (bei Fällen gemeinsamer Verarbeitung, Rechtsgrundlage beruht auf Art 6 Para 1 lit f DSGVO); IT-Dienstleister; Mitveranstalter; Partnerorganisationen (Partner, welche Partnerevents im Zuge des Europäischen Forums Alpbach abhalten, erhalten Einblick in TeilnehmerInnenlisten); Steuerberatung extern; Transportunternehmen (vor Ort).

Rechtsbehelfsbelehrung

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Dafür wenden Sie sich bitte an uns (datenschutz@alpbach.org). Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist die Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0, dsb@dsb.gv.at) zuständig.

Joint Controllership

In einigen Fällen der Verarbeitung arbeitet der Europäisches Forum Alpbach gemeinnütze Verein eng zusammen mit der Europäisches Forum Alpbach gemeinnützigen Privatstiftung. Für bestimmte Bereiche sind Verein und Privatstiftung daher gemeinsam für die Verarbeitung personenbezogener Daten zuständig – es besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit („Joint Controllership“). Folgendes schildert Wesentliches aus der Vereinbarung zwischen den beiden Verantwortlichen:
Folgende Datenverarbeitungen unterliegen gemeinsamer Verantwortlichkeit zwischen Verantwortlicher (A) Europäisches Forum Alpbach gemeinnütziger Verein (bezeichnet als „(A)“) und Verantwortlicher (B) Europäisches Forum Alpbach gemeinnützige Privatstiftung (bezeichnet als „(B)“):

Art der VerarbeitungBeschreibung, Zwecke und Mittel der VerarbeitungArt der
Betroffenen
Art und Weise des Zusammenwirkens beider Verantwortlicher
Verarbeitung der BetroffenendatenErfassung, Speicherung und Verwaltung Datenkategorien Betroffener in Systemen (bspw. Datenbanken, Website) 

AkteurInnen, Arts Scholars, SeminarassistentInnen, Aktive Funktionäre, TeilnehmerInnen, Interessenten

 

Verwendung derselben Datenbank für die Verarbeitung bestimmter Betroffenendaten
AkteurInnenverwaltungVerwaltung AkteurInnen (= Mitwirkende, ExpertInnen, KünstlerInnen) der Veranstaltung Europäisches Forum Alpbach beinhaltet Akquise, organisatorische Abwicklung (z.B. Zimmerverwaltung)AkteurInnen, aktive Funktionäre, StipendiatInnen, Arts ScholarsVerarbeitung der Daten in gemeinsamer Datenbank beider Verantwortlicher; Akquise und organisatorische Abwicklungen (bspw. Zimmerverwaltung) können von beiden Verantwortlichen vorgenommen werden
Verwaltung aktiver FunktionäreBeinhaltet Verwaltung Aktiver Funktionäre (bspw. Beiratsmitglieder) (z.B. Veröffentlichung der Informationen auf Website, Einladung zu Veranstaltungen)Aktive FunktionäreDie Verwaltung der Daten in gemeinsamer Datenbank.
Verwaltung Arts ScholarsArts Scholars sind StipendiatInnen, die eine Rolle als AkteurInnen (bzw. ExpertInnen) im Zuge der Veranstaltung übernehmen.Arts Scholars

 

(A) trifft Auswahl der KandidatInnen; Verwaltung in der gemeinsamen Datenbank. (B) erhält Zugriff auf Daten, um die Betroffenen als StipendiatInnen der Stiftung zu verwalten (z.B. Zusendungen von Infos).
Verwaltung SeminarassistentInnenSeminarassistentInnen sind wiederkehrende StipendiatInnen, die eine Rolle als AkteurInnen (bzw. Mitwirkende) im Zuge der Veranstaltung übernehmen.SeminarassistenzenSeminarassistenzen-Bewerber werden von (B) in eigener Datenbank verwaltet. (A) erhält später Zugriff auf Daten, um weitere Organisation (betreffend inhaltliche Gestaltung von Seminarassistenzen bei Veranstaltung) abzuwickeln.

Festlegung der Verantwortlichkeiten für die Erfüllung der Informationspflichten und Betroffenenrechte:

Art der BetroffenenEinhaltung der InformationspflichtenEinhaltung der Betroffenenrechte (Anfragen auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Auskunft, Datenübertragbarkeit und Widerspruch)
AkteurInnen (A) und (B) (A) und (B)
StipendienbewerberInnen (B) (B)
StipendiatInnen (B) (B)
Arts Scholars (A) und (B) (A) und (B)
Seminarassistenten (A) und (B) (A) und (B)
Aktive Funktionäre (A) und (B) (A) und (B)
TeilnehmerInnen (A) (A)
Interessenten der Veranstaltungen und Aktivitäten des Vereins bzw. der Privatstiftung

 

 (A) und (B) (A) und (B)

 

Der Europäisches Forum Alpbach gemeinnütziger Verein (Verantwortlicher A) fungiert als zentrale Anlaufstelle für Anliegen aller Betroffener in Bezug auf Datenschutz (datenschutz@alpbach.org).

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