Praktikant:innen in der Veranstaltungsorganisation

Das European Forum Alpbach (EFA) bringt die innovativsten Köpfe aus Wissenschaft, Zivilgesellschaft, Politik, Wirtschaft, und Kultur zusammen, um Ideen für ein starkes und demokratisches Europa zu entwickeln. Der Dialog zwischen den Generationen und Disziplinen schafft Raum zum Nachdenken und Handeln. Damit unterstützen wir gemeinsam die relevanten Stakeholder in ganz Europa, mehr zu erfahren und gute Entscheidungen zu treffen.

Wir suchen Praktikant:innen für die Bereiche:

• Contributor Management und Unterstützung der Programme Manager:innen

• Partnerships

• Seminarorganisation

Du bist Teil des EFA Organisations-Teams und übernimmst unterstützende Aufgaben im täglichen operativen Ablauf.

Organisation & Administration: Du bist zentrale Ansprechperson für unsere Akteur:innen und stehst täglich in intensivem schriftlichem und telefonischem Austausch (E-Mails, Calls) mit Sprecher:innen, Seminarleiter:innen, Partnerorganisationen und anderen Mitwirkenden und sorgst für einen reibungslosen Aufenthalt ihrer Teilnahme am European Forum Alpbach. Dazu gehört:

• Einholen, Bearbeitung und Ablage von Informationen
• Administration und Organisation von Zimmerbuchungen, Reisen und Transfers
• Verwaltung und Datenpflege von Akteur:innen im internen Customer Relationship Management System
• Du erstellst und pflegst Unterlagen von Akteur:innen
• Planung: Du bist in der Planung von Session involviert.

Hospitality Management: Du koordinierst Prozesse zur Abwicklung des Forums und unterstützt in den Bereichen Hospitality Management.

Unterstützung während des Forums in Alpbach: Du hilfst bei der Koordination und Abwicklung der Sessions und Seminare vor Ort.

• Laufendes bzw. abgeschlossenes Studium oder gleichwertige Ausbildung im Bereich Tourismus, Hotellerie, Eventmanagement, BWL

• Erste Arbeitserfahrung im Eventmanagement/Tourismus von Vorteil

• Interesse an unseren Thementracks (Demokratie, Klima, Sicherheit, Wirtschaft und Finanzen), gesellschaftspolitischen Zukunftsfragen und der europäischen Integration.

• Du bist ein Organisationstalent, arbeitest eigenverantwortlich und liebst es, im Team Dinge voranzubringen.

• Du arbeitest strukturiert und behältst auch in Phasen mit erhöhtem Arbeitsaufkommen den Überblick.

• Du kommunizierst gerne – viel und professionell, sowohl per E-Mail als auch telefonisch.

• Du bist verhandlungssicher in Deutsch und Englisch.

• Microsoft Office 365 ist eine Selbstverständlichkeit für dich.

• Du bist bereit, im August für zwei Wochen in Alpbach/Tirol zu arbeiten und vor Ort Teil unseres Forums zu sein.

• Internationales Umfeld: Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem hochkarätigen, internationalen Netzwerk.

• Teamwork auf Augenhöhe: Ein motiviertes Team, flache Hierarchien und die Möglichkeit, eigenverantwortlich und selbstständig zu arbeiten.

• Top Arbeitsatmosphäre: Ein wertschätzendes Betriebsklima an einem Arbeitsplatz im Herzen Wiens. Beim Forum hast du die Möglichkeit, an Abendveranstaltungen und Konzerten teilzunehmen.

• Lernen und wachsen: Du nimmst an internen Weiterbildungen, einer Team-Klausur und gemeinsamen Abendessen teil.

• Frisches Obst und gesunde Snacks stehen dir jederzeit zur Verfügung.

• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeit.

• Mobilität: Klimaticket für die Dauer des Praktikums.

• Im August arbeitest du 2 Wochen in Alpbach, Tirol, und erlebst das European Forum hautnah mit.

• Ein Bruttomonatsentgelt von € 1.350, im August € 2.280.

• Der Anstellungszeitraum ist von März bis Ende September 2026.

• Falls du auf der Suche nach einem längerfristigen Job bist: Wir schreiben immer wieder unbefristete Stellen in unserem Organisationsteam aus. Mit einem absolvierten Praktikum hast du dafür besonders gute Chancen.

Sende uns deinen Lebenslauf (als PDF) und schreibe uns, warum du beim European Forum Alpbach dabei sein möchtest per E-Mail an Jimena Quintana Suárez (jobs@alpbach.org) mit dem Betreff „Praktikum Veranstaltungs- und Seminarorganisation“. Bitte teil uns bei der Zusendung deiner Bewerbung mit, welchen der oben genannten Bereiche du bevorzugst. Wir werden deine Präferenz im Rekrutierungsprozess so weit wie möglich berücksichtigen. Wenn du möchtest, kannst du uns auch gerne ein kurzes Video (max. 2 Minuten) schicken.